E-Rechnungsumstellung

Wir informieren über die E-Rechnungspflicht

Einführung der E-Rechnung ab 2025

Unabhängig davon, ob der Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen elektronisch versendet oder ob er von der Übergangsregelung Gebrauch macht, muss jeder inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Der Empfang der elektronischen Rechnung bedarf grundsätzlich keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr.

1. Rechtliches

Bereits am 8. Dezember 2022 hat die EU-Kommission den Richtlinienvorschlag „VAT in the Digital Age“ in Umlauf gebracht. Vorgeschlagen wurde in dieser Verlautbarung die Einführung einer elektronischen Rechnung, um damit die Betrugssicherheit des gesamten Mehrwertsteuersystems zu erhöhen.

Die deutsche Bundesregierung hat hierzu bereits auf den Richtlinienvorschlag reagiert und im Rahmen des sog. Wachstumschancengesetz den Empfang von elektronischen Rechnungen für Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend geregelt. Zu einem späteren Zeitpunkt ist die Einführung eines Meldesystems zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrugs geplant.

2. Neue Regelungen

a) Was ist eine E-Rechnung?

Durch das Wachstumschancengesetz wurde die Definition was unter einer Rechnung zu verstehen ist geändert (vgl. § 14 UStG n.F.). Somit muss ab dem 1. Januar 2025 zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen strikt unterschieden werden.

Unter einer elektronischen Rechnung ist eine Rechnung zu verstehen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und deren Verarbeitung ebenfalls elektronisch möglich ist.

Von einer sonstigen Rechnung spricht man ab dem 1. Januar 2025 nur noch dann, wenn es sich um eine Papierrechnung oder um eine Rechnung handelt, die in einem anderen digitalen Format übermittelt wird. Beispielsweise stellt zukünftig eine im PDF-Format versendete Rechnung, ohne strukturierten „xml“-Datensatz eine sonstige Rechnung dar, die einer Papierrechnung gleichgestellt ist.

b) Wer ist davon betroffen?

Zu Beginn sind von der E-Rechnungspflicht nur Umsätze betroffen, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmen getätigt werden. D.h. Umsätze zwischen Unternehmen und Privatpersonen fallen momentan nicht unter diese Regelungen.

Wichtig ist zu erwähnen, dass auch sog Kleinunternehmer (§ 19 UStG) von der E-Rechnungspflicht betroffen sind, sofern sie Umsätze mit anderen inländischen Unternehmen tätigen.

Als im Inland ansässig gelten alle Unternehmer, die entweder ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung, den Wohnsitz oder den gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben oder in Deutschland über eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte verfügen.

Somit sind auch Vermieter, die an andere inländische Unternehmen umsatzsteuerpflichtige Vermietungsumsätze ausführen (z.B. Vermietung von Gewerbe- und/oder Büroflächen etc). von der E-Rechnungspflicht betroffen. Ein Mietvertrag, der bisher als „Rechnungsersatz“ ausgereicht hat, ist dies zukünftig nicht mehr.

In den Fällen von Dauerschuldverhältnissen (z.B. Miet- und Pachtverträge etc.) soll es, laut Verlautbarung des Bundesfinanzministeriums ausreichen, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum (z.B. bei einem Mietverhältnis) eine E-Rechnung ausgestellt wird, der der zugrundliegende Mietvertrag als Anhang beigefügt ist, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar und eindeutig ergibt, dass es sich bei der E-Rechnung um eine sog. Dauerrechnung handelt.

Auch Unternehmer, die Umsätze im Rahmen der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe ausüben, fallen unter die E-Rechnungspflicht.

Gleiches gilt für Unternehmen, die über Reiseleistungen abrechnen oder deren Umsätze unter die Differenzbesteuerung fallen.

Gemäß § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG sind sog. Kleinbetragsrechnungen bis zu einer Rechnungshöhe von EUR 250,00 sowie Fahrausweise von der elektronischen Rechnungsausstellung befreit. Hierunter fallen in der Regel Barverkäufe von Bäckereien, Metzgereien oder Bewirtungsbelege. Beträgt jedoch hier der Rechnungsbetrag mehr als EUR 250,00 besteht auch bei diesen Umsätzen die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung.

c) Umsätze mit ausländischen Unternehmen

Ist an einem Umsatz mindestens ein nicht im Inland ansässiger Unternehmer beteiligt, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, so dass auch weiterhin eine Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format (PDF; JPG, etc.) ausgestellt werden kann.

d) Übermittlung von E-Rechnungen

Verpflichtend geregelt ist, dass E-Rechnungen in elektronischer Form an den Rechnungsempfänger übermittelt werden müssen. Hierfür kommen z.B. der Versand via E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Einrichtung einer Downloadmöglichkeit über ein Kundenportal in Betracht.

Sollte der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder ist er technisch zu einem Empfang noch nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung.

3. Anforderungen an das Datenmodell

a) Format

Damit es europaweit einen einheitlichen technischen Standard gibt, wurde seitens der EU die Norm CEN 16931 für das Datenformat der elektronischen Rechnungsstellung entwickelt. In dieser Norm ist ein Datenmodell für die Struktur und den Inhalt von elektronischen Rechnungen standardisiert festgelegt worden.

Die in der Norm CEN 16931 festgelegten Anforderungen werden z.B. von der „XRechnung“ oder dem „ZUGFeRD-Format“ erfüllt. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert visuelle PDF und integrierte Rechnungsdatei im XML-Format und ist somit für den Empfänger über das PDF-Format einfach auszulesen.

Bei der „XRechnung“ kann die Auslesung mit dem bloßen Auge nicht erfolgen, da hier lediglich eine Rechnungsdatei im XML-Format vorliegt. Zum Auslesen sind weitere Softwarealternativen notwendig, die jedoch teilweise bereits am Markt verfügbar sind.

Ferner ist die Weiterverwendung des EDI-Verfahrens weiterhin möglich, sofern jegliche umsatzsteuerrelevanten Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig, vollständig und der Norm EN 16931 entsprechend dargestellt werden können.

b) Übergangsregelungen

Da die Einführung der E-Rechnungen teilweise einen sehr hohen Umstellungsprozess in den Unternehmen auslösen kann, wurden vom Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre bis 2027 geschaffen.

So können bis zum 31. Dezember 2026 auch noch Umsätze zwischen inländischen Unternehmen weiterhin über eine sonstige Rechnung abgerechnet werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger gem. § 27 Abs. 8 Nr. 1 UStG n.F. seine Zustimmung erteilt.

Des Weiteren kann die oben dargestellte Übergangsrechnung noch bis zum 31.12.2027 in Anspruch genommen werden. Hier ist aber dann als weitere Voraussetzung zu beachten, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal EUR 800.000,00 erzielen darf.

Die „volle“ E-Rechnungspflicht gilt dann vollumfänglich für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden. Steuerfreie Lieferungen und Leistungen, sowie Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen sind derzeit von der Pflicht noch ausgenommen.

WICHTIG:

Die eingeführten Übergangsregelungen betreffen nur den Rechnungsaussteller. Sie gelten nicht für den Rechnungsempfänger. Der Rechnungsempfänger muss bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Im Folgenden Schaubild haben wir Ihnen die Übergangsregelungen nochmals grafisch aufbereitet:

c) Rechnungsempfänger

Ab dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Der Empfang der elektronischen Rechnung bedarf grundsätzlich keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr.

Eine Zustimmung zum Empfang elektronischer Rechnungen ist ab dem 1. Januar 2025 nur noch dann notwendig, wenn die elektronische Rechnung nicht den neuen Vorgaben entspricht oder wenn keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt, was z.B. bei Kleinbetragsrechnungen oder steuerbefreiten Umsätzen der Fall ist).

Werden Lieferungen bzw. Leistungen gegenüber Endverbrauchern abgerechnet ist ebenfalls die Zustimmung für die elektronische Rechnungsstellung beim Empfänger einzuholen.

d) Vorsteuerabzug

Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, kann nur eine solche E-Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen. Wird in diesen Fällen eine sonstige Rechnung ausgestellt, berechtigt diese grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.

Jedoch wird allein wegen der Ausstellung der Rechnung in einem falschen Format der Vorsteuerabzug nicht beanstandet werden, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen darf, dass der Rechnungsaussteller die bestehenden Übergangsregelungen in Anspruch nehmen kann.

4. Was ist zu tun?

Da nach dem derzeitigen Stand davon auszugehen ist, dass ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen die E-Rechnung verwenden müssen, sind heute schon entsprechende Vorbereitungsmaßnahmen in die Wege zu leiten.

In den Unternehmen müssen kurzfristig notwendige Prozessanpassungen überprüft und gegebenenfalls angepasst und neu strukturiert werden. Prozessabläufe, wie die Rechnungsfreigabe, Zahlungen, die Übermittlung an den Steuerberater u.v.m. müssen in den Unternehmen zwingend digitalisiert werden.

Die Softwareanbieter sind bereits dabei, ihre Rechnungs- und Buchhaltungssoftware mit den notwendigen Funktionen auszustatten. Wir empfehlen Ihnen baldmöglichst mit Ihren Softwareanbietern diesbezüglich Kontakt aufzunehmen, um die verbleibende Zeit noch sinnvoll nutzen zu können.

5. Fördermittel

Da die Einführung der E-Rechnung und weiterer damit in Zusammenhang stehender Maßnahmen auch eine nicht zu unterschätzende Kostenfrage darstellt, möchten wir Ihnen im Folgenden auf einige Fördermöglichkeiten hinweisen (Aufzählung ist nicht abschließend):

a) KfW

Die KfW fördert mit zinsgünstigen Finanzierungen die Digitalisierung in Unternehmen. Nähere Informationen erhalten Sie unter dem folgenden Link:

https://www.kfw.de/inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation-und-Digitalisierung/Digitalisierung/

b) LfA-Förderbank

Auch die LfA-Förderbank Bayern unterstützt mit dem Innovationskredit 4.0 innovative Vorhaben, die die Digitalisierung in Unternehmen vorantrieben. Ein entsprechendes Merkblatt ist unter folgendem Link erhältlich.

https://lfa.de/website/downloads/merkblaetter/produktmerkblaetter/merkblattInnovationskredit4_0.pdf

c) Förderung des Land Bayerns

Das Land Bayern fördert im Rahmen eines Förderprogramms Innovationen im Bereich der allgemeinen Technologien. Die Förderung soll Unternehmen die Entwicklung technologisch neuer Produkte und Verfahren ermöglichen sowie die Anwendung moderner Technologien in Produkten und in der Produktion erleichtern. Näheres finden Sie unter folgendem Link:

https://www.bayern-innovativ.de/de/seite/baytp

d) Go-Digital

Hier sollen kleine und mittlere Unternehmen und Handwerksbetriebe unterstützt werden, die ihre Geschäftsprozesse mithilfe digitaler Lösungen verbessern wollen. Bitte beachten Sie, dass laut den jüngsten Verlautbarungen, das Förderprogramm Go-Digital aufgrund der angespannten Haushaltslage ab dem 01.01.2025 nicht fortgeführt wird. Noch eingehende Förderanträge können noch bis einschließlich 31. Dezember 2024 bewilligt werden. Die Umsetzung von bewilligten Projekten ist bis in das Jahr 2025 hinein möglich.